Tietosuojaseloste

TIETOSUOJASELOSTE

1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

Rekisterinpitäjä: Esbo Idrottsförening rf/ Espoo Rantamaraton (”Yhdistys”/”Tapahtuma”)

Osoite: PL 74, 02771 Espoo

Puhelin: +358503410171

Sähköposti:anders@rantamaraton.fi

Yhteyshenkilö: Anders Wikholm

2. Rekisteröidyt

Rekisterissä käsitellään Yhdistyksen Tapahtumiin ilmoittautuneiden henkilöiden ja Yhdistyksen Tapahtumien toimintaan liittyvien organisaatioiden yhteyshenkilöiden, sen luottamushenkilöiden sekä tapahtumissa olevien toimitsijoiden henkilötietoja (”Rekisteröidyt”).

3. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus

Rekisterin käyttötarkoituksena on Tapahtumiin Rekisteröityjen henkilötietojen ajantasainen hallinta, Espoo Rantamaraton juoksutapahtuman osallistujien hallinta ja tulospalvelun tuottaminen tapahtumaa ennen ja tapahtuman aikana. Sen ylläpito ja kehittäminen sekä tiedottaminen että suoramarkkinointi ja myös tapahtuman päättymisen jälkeen osallistumistietojen dokumentaation hallinta henkilötietojärjestelmässä (”Järjestelmä”).

Henkilötietojen käsittely perustuu Tapahtuman velvoitteeseen ylläpitää osallitujarekisteriä (”Rekisteröidyt”) sekä tietyissä tapauksissa sopimuksen täytäntöönpanoon.

Itse rekisteri ylläpidetään Ultimate Sports Servicen toimesta, heidän ONReg järjestelmällä ja heidän serverillä (”USS”). Espoo Rantamaraton omistaa kuitenkin kyseisen rekisterin tiedot ja ylläpitää sekä päivittää rekisterin tietoja. USS ja Tapahtuma rekisteröi tietoja tapahtuman tarpeisiin ja asiakaspalvelutilanteita varten, Tapahtuman ja ilmoittautujan välillä.

4.  Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisterissä käsitellään Tapahtuman osallistujien (”Rekisteröidyt”) henkilö- ja yhteystietoja sekä muita osallistumiseen liittyviä tarpeellisia tietoja. Näitä tietoja ovat:

• Rekisteröidyn etu- ja sukunimi;
• Rekisteröidyn kotipaikka;
• Rekisteröidyn kansallisuus;
• Rekisteröidyn kotimaa;
• Rekisteröidyn sähköpostiosoite;
• Rekisteröidyn puhelinnumero;
• Rekisteröidyn syntymäaika;
• Rekisteröidyn seura tai yritys;
• Rekisteröidyn käyttämä kieli;
• Rekisteröidyn juoksutapahtumaan liittyvät ilmoittautumistiedot:
• matka
• ikäsarja
• tavoiteaika
• T-paidan koko
• maksun suuruus
• Juoksija-kortin nro
• Joukkueen nimi

5.  Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään Rekisteröidyltä itseltään sähköisen ilmoittautumisjärjestelmän kautta ilmoittautumisen yhteydessä. Rekisteröity voi käydä itse päivittämässä tietoja tapahtumaan asti.

6.  Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu järjestelmään, jota ylläpitää USS. Järjestelmään on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.

Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan. Jäsenellä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasanasuojaus. Yhdistyksen ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot salataan. Käytetyt työasemat ja tallennusmediat ovat salattu.

Manuaalisesti Rekisterin tietoja ei käsitellä muuten kuin tapahtuman yhteydessä tulostetaan lähtölistat ja tulokset.

7.  Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot

Henkilötietoja ei luovuteta ilman erillistä suostumusta ja sopimusta, pois lukien USS joka ylläpitää järjestelmää, tapahtumaan liittyvien toimenpiteiden ja palveluiden toteuttamiseksi. USS:n henkilökunnalla on myös Rekisteriin suojatut henkilökohtaiset käyttöoikeudet, jotta he voivat työstää rekisterimateriaalia kohti tapahtumaa (esim kilpailunumerot, lähtölistat sekä tulokset).

Tietoja ei luovuteta muille ulkopuolisille kolmansille osapuolille.

Henkilötietoja voidaan siirtää myös muille palveluntarjoajille Järjestelmän toteuttamiseksi. Henkilörekisterin teknisen ylläpidon toteuttava rekisterinpitäjän yhteistyökumppani voi siirtää henkilötietoja soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

8.  Henkilötietojen siirrot Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Yhdistys voi käyttää henkilötietojen käsittelyssä myös muita palveluntarjoajia, jotka sijaitsevat Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle toteutetaan aina jollakin alla mainitulla, lainmukaisella perusteella:

• Euroopan komissio on päättänyt, että kyseisessä vastaanottajamaassa on varmistettu riittävä tietosuojan taso;
• Yhdistys on toteuttanut asianmukaiset suojatoimet henkilötietojen siirtämiseksi käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä tietosuojaa koskevia vakiolausekkeita. Rekisteröidyllä on tällöin oikeus saada jäljennös kyseisistä vakiolausekkeista ottamalla Tapahtumaan yhteyttä Yhteydenotot-kohdassa kuvatun mukaisesti; tai
• Rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa henkilötietojensa siirtämiseksi, tai henkilötietojen siirtämiselle on olemassa muu lainmukainen peruste.

Henkilötietoihin ei anneta pääsyä enempää kuin on välttämätöntä palveluiden toteuttamiseksi. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle perustuu aina voimassaolevaan henkilötietojen käsittelyä koskevaan lainsäädäntöön ja toteutetaan kyseisen lainsäädännön mukaisesti

9.  Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin Rekisteröity on Tapahtumassa mukana. Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä Yhdistyksen oikeutetun edun perusteella, ts. mahdollisiin oikeusvaateisiin puolustautumisen takia (KKO 2017:15). Henkilötiedot voidaan säilyttää myös tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai Tapahtuman sopimusvelvoitteet kolmansia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa.

10.  Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Rekisteröity voi antaa Tapahtumalle kanavakohtaisia suoramarkkinointia koskevia suostumuksia ja kieltoja (esimerkiksi kieltää sähköpostitse lähetettävät markkinointiviestit).

Lisäksi rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:

• saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;
• saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Tapahtuman käsittelemät henkilötiedot;
• vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
• vaatia henkilötietojensa poistamista;
• peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen;
• vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on Tapahtuman oikeutettu etu;
• saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että rekisteröity on itse toimittanut kyseiset henkilötiedot Tapahtumalle, Tapahtuma käsittelee kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti; ja
• vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Tapahtuma voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Tapahtuma voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

11.  Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

Jokaisella Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa Rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli Rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

12.  Yhteydenotot

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse Anders Wikholmille osoitteeseen anders@rantamaraton.fi. Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:

Esbo Idrottsförening rf/ Espoo Rantamaraton

Anders Wikholm

PL 74, 02771 Espoo

13.  Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 25.5.2018.